Что такое многозадачность и нужно ли её развивать

Многозадачность (она же мультизадачность, или мультитаскинг) — это стремление выполнять сразу несколько задач или быстро переключаться между ними.

Идея многозадачности на первый взгляд притягательна: кажется, что если делать несколько дел одновременно, то продуктивность повысится. Но наш мозг устроен так, что полноценно мы можем концентрироваться только на одной задаче. Поэтому быть эффективным, занимаясь двумя-тремя делами сразу, — невозможно.

33% россиян считают, что многозадачность — это тот навык, который поможет им оставаться востребованными специалистами. Но так ли это?

Многозадачность действительно может быть полезной при выполнении рутинных дел. Но в работе и учёбе от неё лучше отказаться, потому что:

Снижается продуктивность. Когда человек пытается одновременно слушать лекцию и писать электронное письмо, его внимание рассеивается и продуктивность падает.

Повышается риск совершить ошибку, а выполнение задания занимает больше времени. Исследователи выяснили, что при переключении между делами увеличивается число ошибок, а смена задач занимает до 40% продуктивного времени.

Растёт уровень стресса. Например, менеджер чувствует нехватку времени, пока общается с клиентом, параллельно тестирует приложение и заполняет документацию. Много дел с пометкой «срочно» могут быстро привести к выгоранию. Чем разнороднее задачи, тем выше будет стресс и тем серьёзнее последствия.

Накапливается усталость. Если с утра сотрудник загружает себя несколькими проектами, пытаясь успеть везде по чуть-чуть, во второй половине дня у него может не хватить сил на оставшиеся дела.

Снижается качество работы. При частом переключении между задачами внимание рассеивается, поэтому результаты выходят поверхностными.

Лучше учиться не многозадачности, а планированию. С действительно продуктивным мультитаскингом могут справиться всего 2,5% людей.

Но иногда режим многозадачности — необходимость. Например, период отчётности на работе — от него не убежишь. Тогда можно взять на вооружение несколько советов о том, как пережить это время без вреда для своего здоровья.

Оцените задачи и рассортируйте их на те, с которыми вы хорошо знакомы, и те, которые требуют глубокого погружения в процесс. Выстраивая план работы, чередуйте сложные и простые задачи, чтобы мозг успевал хоть немного отдыхать.

Сделайте инструкции и памятки для коллег, чтобы вас не отвлекали по мелочам. Сделайте файл с часто задаваемыми вопросами и отправляйте его при первом разговоре с коллегой. Вы удивитесь, насколько спокойней станет ваш рабочий день.

Составьте график периодов, когда может потребоваться многозадачность. Если вы можете спрогнозировать, когда работы будет особенно много, то сможете разгрузить другие сферы жизни. Например, в период отчётности не планируйте ничего, требующего вашего пристального внимания дома. Можно сойти с ума, если разрываться на работе днём, а по вечерам делать ремонт в квартире или писать диплом.

Не геройствуйте и не набирайте задач, если чувствуете, что вам сложно. Иногда многозадачность — это наша инициатива, а не обязанность. Если вас нагружают работой, а вы считаете, что ваш отказ создаст плохое впечатление о вас, то прекратите так думать и встаньте на свою сторону. Ваше здоровье и спокойствие — это самое главное.

Делегируйте и не стесняйтесь просить помощи. Если никто не может вам помочь с работой, то попросите помощи у семьи с домашними делами, чтобы вы могли полноценно отдыхать хотя бы по вечерам и на выходных.

Ведите календарь или список дел по часам. Причём записывайте в него не только рабочие дела, но и личные. Так вы поймёте, что в вашем дне всего 24 часа, а маховик времени, как у Гермионы Грейнджер, ещё не изобрели.

Не жалейте денег и времени на отдых. Тот, кто хорошо работает, должен так же хорошо отдыхать. Если у вас была напряжённая неделя, запланируйте себе шикарный мини-отпуск с походом в спа-салон и загородной поездкой. В конце концов, ради чего вы так усердно трудитесь?

Если вы привыкли работать в режиме многозадачности, то пробуйте отучить себя от этого. Вместо того чтобы каждые 10 минут переключаться между делами, попытайтесь грамотно распределять время на работу и другие дела.

Автор книги «Однозадачность. Успевайте больше, фокусируясь только на одном деле» Девора Зак советует развивать осознанность — навык, позволяющий сосредотачиваться на своих мыслях и чувствах.

Наверняка вы замечали, что когда ведёте машину или идёте по улице, то думаете вовсе не о дороге. Учитесь фокусироваться на чём-то одном даже в таких мелочах: постарайтесь думать о том, что вас окружает здесь и сейчас, а не витайте в облаках.

Ещё один совет — не поддавайтесь соблазну поразмышлять о том, как всё могло бы пойти иначе, не случись в прошлом какой-то ошибки или неудачи, и научитесь не тревожиться о том, что может произойти дальше. По мнению Деворы Зак, эти мысли приводят к колоссальным потерям времени и становятся помехой полному раскрытию нашего потенциала.

Пишите план на день. Определите, какие задачи важнее, сконцентрируйтесь в первую очередь на них. Установите время, когда вы разбираете почту, когда отвечаете на звонки и проводите встречи, когда работаете над другими задачами. Если нужно — отводите на решение каких-то вопросов целый день и не отвлекайтесь на другие дела.

Выделите время на задачу. Чёткий дедлайн поможет сконцентрироваться и не прокрастинировать.

Используйте методы управления временем. Например, технику Pomodoro: включите таймер на 25 минут и сконцентрируйтесь на работе. Когда время закончится, сделайте перерыв на 5–10 минут. После четырёх-пяти таких циклов можно прерваться на полноценный обед. У нас есть статья «15 популярных техник тайм-менеджмента» — прочитайте её и выберите технику, которая понравится вам больше всего.

Не отвлекайтесь. Выключите уведомления от мессенджеров. Часто нас отвлекают от дел неважные сообщения: кто-то поставил лайк на фотографии или вышел новый выпуск любимого шоу на YouTube. Выделите время на сёрфинг в интернете, не позволяйте спаму отвлекать вас.